تخصص التوثيق والارشيف [الأرشيف] - :: منتدى التكوين المهني و التعليم التقني ::

المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : تخصص التوثيق والارشيف


YOUCEF01
02-11-2008, 19:11
بعد بحث مطول في المنتدى عن التخصص المذكور اعلاه (التوثيق والارشيف ) لم نجد معلومات كثيرة عنه لذاك نريد تخصيص هذة الصفحة لمعلومات مختلفة ومفيدة عنه
فكل من يملك معلومات عن هذا التخصص المهم ان يسجلها ويساهم في جمع احصائيات مهمة عن هذا التخصص في معاهدنا ولكم جزيل الشكر والعرفان

chemsse01
13-01-2009, 11:39
هناك موقع مركز ودود للمخطوطات توجد به معلومات تهم هذا التخصص

chemsse01
13-01-2009, 11:41
منتديات اليسير ..............أرجوا أن تتوفقون

العاتي إسماعيل
07-02-2009, 21:00
نعم منتدى اليسير به جزء خاص بالوثائق والمحفوظات

YOUCEF01
23-02-2010, 10:08
شكرا.............................................. .........

chemsse01
11-03-2010, 20:07
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته منتدى المكتبات.......................................... ..............أرجوا أن تتوفقون.

ماموني
24-03-2010, 23:26
موفق بإذن الله ... لك مني أجمل تحية .

ayoub79
08-04-2010, 08:54
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته شـكــ وبارك الله فيك ـــرا لك ... لك مني أجمل تحية .

Xx redouane xX
22-04-2010, 14:30
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته شـكــ وبارك الله فيك ـــرا لك ... لك مني أجمل تحية .

عاشق الخضرا
13-07-2010, 11:02
بسم الله الرحمن الرحيم
اخواي هلا ساعتمون في كتابة مذكرة تخرج اختصاص توثيق وارشيف
لمن لديه معلومات الرجاء مراسلتي عن طريق لبريد الالكتروني
foufo_k************ وجزاكم الله ال خير

عاشق الخضرا
13-07-2010, 11:04
************

سعيد المكتبي
20-07-2010, 19:15
السلام عليكم ان تكونت في هذا التخصص انصحك في سبيل الله لبد في البداية ان تكون نفسك في التخصص الذي تجد فيه انك تملك امكانيات العمل به وتطويره وان صح التعبير لبد ان تكون لك الرغبة حقيقية في النجاح ،هو في نظري تخصص رائع تجد فيه ضالتك تتعلم فيه ثلاث تخصصات التوثيق /الارشيف/وعلم المكتبات الذي يوجد فيه الكثير والمهم فيه انك تجد فيه عملك خصوصا ان الادارات العمومية وحتى الخواص بداو يهتمو بالارشيف .والمناصب الخاصة بالمكتبات حدث ولاحرج الجامعات كل سنة يقومو باعلانات التوظيف في تخصص مساعد بحث بالمكتبات الذي يناسب الشهادة الى راك تبحث عليها......بتوفيق ادعيلي معاك ربي ايخليك.

becharisamir
31-10-2010, 13:06
منفضلكم هلا ساعدتموني في البحث عن مدكرة تخرج تقني سامي توثيق وارشيف وارجو منكم ان من لديه اي معلومة او تعريف او غير دلك ان يرسلها على بريدي الالكثرونيarchive2010*************بارك الله فيكم ووفقنا واياكم لما يحبه ويرضاه

becharisamir
31-10-2010, 13:13
منفضلكم هلا ساعدتموني في البحث عن مدكرة تخرج تقني سامي توثيق وارشيف وارجو منكم ان من لديه اي معلومة او تعريف او غير دلك ان يرسلها على بريدي الالكثرونيarchive2010*************بارك الله فيكم ووفقنا واياكم لما يحبه ويرضاه

zazohir
03-11-2010, 12:22
شكرا لكم جميعا نرجو ان ينال الكل ما يبحث عنه لقد قمت بارسال ملفات للعمل بعدة مؤسسات ولم يصلني اي استدعاء للمشاركة في المسابقة لماذا!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

nacer8
06-12-2010, 12:54
الإجراءات العملية لمعالجة الأرشيف:
من المفاهيم الأساسية التي تسبق عملية المعالجة العلمية للأرشيف مبدأ احترام الرصيد ولهذا المبدأ معنيان اثنان :
1- هو عدم خلق أرشيف من نفس المصدر مع مصدر أخر كما يجب احترام هذا الأرشيف والإبقاء عليه في وحدة موضوعية .
2- مراعاة ترتيب كل وثيقة ووضعها في الرصيد الذي جاءت منه وفي المكان الأصلي لها وهذان المعنيان ينبثقان من وعي أمين المحفوظات أو الأرشيفي بالمسؤولية الأخلاقية والإدارية تجاه ما اؤتمن عليه من وثائق لحفظها .
إن احترام هذا المبدأ نظريا وعمليا يفضي إلى تكوين رصيد أرشيفي منضم ومبوب يسهل الحصول على الوثائق المطلوبة ويضمن الاستمرارية في استقبال الدفعات المتلاحقة في نسق تام كما أن إعادة الوثيقة بعد الطلب أو الاطلاع عليها إلى المكان الأصلي الذي أخذت منه يعتبر امتدادا لهذا المبدأ باعتبار إن كل وثيقة لا تودع في مكانها مفقودة وقد تضيع نهائيا .
نظرية الأعمار الثلاث :
اعتبرت هذه النظرية إن للأرشيف ثلاثة أعمار أو مراحل منذ نشأة الوثيقة إلى أن يحكم عليها بالحذف أو الاحتفاظ .
1- العمر الأول : الأرشيف الحي:
نعني به الوثائق المنتجة من طرف المؤسسة أو الإدارة أو المستقبلة من مؤسسات ذات الصلة كنتيجة للنشاط اليومي الذي تزاوله يحتفظ بهذا النوع من الوثائق في المكاتب نفسها بحيث يكون تداولها مستمرا ما دام الموضوع الذي تتعلق به لا يزال قائما أو قيد الانجاز وهي مرحلة نشأة الملفات ونموها .
2- المرحلة الثانية : الأرشيف الوسيط :
يبدأ هذا العمر بانتهاء النشاط الذي من اجله أنشئت الوثيقة بحيث لم تعدلها مهمة إدارية مباشرة ،لكن قد تكون هناك حاجة إلى الرجوع إلى هذه الوثيقة أو الملف من حين لآخر ويحتفظ بها في مراكز الحفظ المؤقت لوقت معين حسب نوعية الوثيقة ، وتبقى تحت تصرف الجهة المنتجة لها ،بحيث يتاح لموظفيها الاطلاع عليها في كل وقت .
3- العمر الثالث : الأرشيف النهائي أو التاريخي :
يشكل هذا العمر المرحلة الثالثة من حياة الوثيقة بحيث لم يعدلها نهائيا قيمة إدارية في تسيير شؤون المصالح فتوكل مهمة الحكم على مصيرها إلى لجنة مخولة قانونا بإتلافها أو الاحتفاظ بها إن كانت مؤهلة لتحوز قيمة تاريخية أو علمية ، فتدفع هذه الوثيقة إلى المركز الوطني للأرشيف إلزاما ، لتوضع تحت تصرف الباحثين في إطار ما يسمح به القانون ، ويحذف من الأرشيف ما تعرض إلى تلف بفعل طبيعي أو بشري ( فيضانات ، حرائق ، زلزال ، فعل إجرامي ...) بحيث لم تعد الوثائق قابلة للاستغلال أو الترميم وهنا تطرح إشكالية الحيلولة دون تعرض الأرشيف إلى مختلف المخاطر بتوفير الظروف المناسبة للحفظ وهو ما نتعرض إليه لاحقا .
ماذا نعني بالمعالجة العلمية للأرشيف ؟.
الأرشيف هو الوثائق التي يحتفظ بها بغرض الرجوع إليها مستقبلا من اجل إثبات حق أو عدمه ، أو دراسة موضوع ما أو استلهام أفكار من اجل تجسيد مشروع معين أو من اجل الدراسة التاريخية ، وعليه كان عمل القائم بالأرشيف (أمين المحفوظات : الترتيب والترقيم والفرز والتسجيل والاحتفاظ بكل الوثائق الواردة إلى مصلحة ويعدها لتكون في متناول طالبها ).
مراحل المعالجة:
1- معالجة الوثائق الإدارية:
أ- فرز الوثائق: عملية مهمة للغاية لأنها تسمح بإبعاد ما لا قيمة له والاحتفاظ بالوثائق التي لها دور إداري محتمل كمرحلة أولى وقد تكسب قيمة علمية وتاريخية فيما بعد وعليه كان الإبعاد أو الإتلاف أصعب من الاحتفاظ ويتم الفرز أو الإقصاء في:
- الوثائق الجارية (العمر الأول)
- الوثائق الوسيطة (العمر الثاني)
*فرز الوثائق الجارية: قبل أن ترسل الوثائق التي انتهت الحاجة الإدارية إليها إلى الأرشيف المؤقت تعود مسؤولية الفرز إلى المكتب الذي اشرف على ولادة هذا الملف وتكوينه وعليه كان اقدر من غيره على معرفة الوثائق التي يمكن الرجوع إليها مستقبلا فتحفظ من غيرها فيقوم بإبعاد ما لا قيمة له مثل: المسودات.النسخ.أوراق بيضاء.ملفات جانبية.وثائق أخرى لا علاقة لها بالإرسال.وكنتيجة لهذا الفرز الأولي نحصل على حجم اقل من المدفوعات ونوفر حيز الحفظ كما نسهل الحول على الوثائق المطلوبة عند البحث ونجعل الفرز النهائي أسهل أيضا بعدها يتولى المكتب بنفسه ترتيب الوثائق في ملفات ووضعها في علب خاصة لحفظ الأرشيف أو حزم من حجم ووزن معقول (خمسة كيلوغرامات) مرقمة حسب جدول الإرسال من 1 إلى س.
*فرز الوثائق الوسيطة(العمر الثاني): هي المرحلة الثانية من الفرز والتي تحدد على إثرها نسبة من 5 إلى 10بالمئة من مجموع الوثائق لتحفظ نهائيا وبما أن هذه العملية مهمة وخطيرة في آن واحد فقد وضع جدول خاص لمدة الاحتفاظ بكل نوع من الوثائق سنتعرض إليه لاحقا.
ب- جدول الإرسال:
هو وثيقة رسمية نموذجية تحرر من الجهة الدافعة للوثائق أين ولدت ونمت إلى مصلحة الأرشيف المؤهلة لاستقبالها وترسل هذه الوثيقة قبل الرصيد المزمع نفله.وتنتقل بذلك المسؤولية على هذه الوثائق من المصلحة الدافعة إلى المصلحة المستقبلة مع بقائها (الملفات والوثائق) تحت تصرف الإدارة.
*ما ينبغي مراعاته عند الدفع:
هناك بعض القواعد العملية والتي ينبغي أن يتقدم بها كل من الدافع والمتلقي للوثائق منها:
- تجنب الدفعات الفوضوية التي لا تخضع لجدول زمني معين بحيث تعيق أمين المحفوظات معالجة الدفعة تلو الأخرى لان المصالح الدافعة في بعض الأحيان تريد التخلص بأي طريقة من الوثائق بسبب أو لآخر.
- لا تقبل الدفعات غير المصحوبة بجدول إرسال منتظم.
- للتحكم في سير الدفعات لا بد من احترام رزنامة معدة سلفا.
- إعلام المصالح المعنية بالدفع بالإجراءات التنظيمية الواجب توفرها عند كل إرسال.
- على القائم على المحفوظات التأكد من مطابقة جدول الإرسال مع الملفات المرسلة كما ونوعا ( التحقق من البيانات الموجودة على جدول الإرسال مع محتوى الرزم أو العلب)
الصورة التي يكون عليها جدول الدفع:
ليس هناك نمط محدد للصورة التي يكون عليها جدول الدفع ولكن عموما يجب أن يتوفر على المعلومات الأساسية التي تخص الجهة الدافعة والوثائق المدفوعة في حد ذاتها . وينقسم جدول الدفع إلى قسمين:
القسم الأول:
1-1- قسم يعطي معلومات عن المصلحة الدافعة والوثائق المعدة للدفع ( المديرية.المديرية الفرعية.القسم.المصلحة.رقم الهاتف.اسم الموظف المسئول عن الدفع .تاريخ الدفع.إمضاء وختم الملحة المرسلة).
1-2- معلومات خاصة بالوثائق ذاتها ( رقم الدفعة.عدد الملفات.ملاحظات أخرى.....)
- يوقع القائم على الأرشيف جدول الدفع ويضع خاتم المصلحة.
القسم الثاني :
يضم هذا القسم صفحة خاصة أو أكثر ويشمل معلومات مطولة أو أكثر دقة على الوثائق المستلمة:
- الرقم التسلسلي الذي يعطي لكل علبة أو حزمة ( من طرف المصلحة الدافعة ).
- عنوان الملف:وصف لمحتوى العلبة أو الحزمة.
- التاريخان الطرفيان: تاريخ بداية الملف أو تاريخ أول وثيقة في تكوين الملف وتاريخ آخر وثيقة.
- تاريخ الإقصاء ( مدة الحفظ )
- الترميز: هو شفرة تعطى لكل علبة من طرف مصلحة الأرشيف تشير إلى مكان ترتيب الملف على الرفوف لاسترجاعه وقت الحاجة وعادة ما يكون الترميز رقمي الفبائي.
* يعد جدول الدفع في ثلاث نسخ نسخة تعاد إلى المصلحة الدافعة ونسخة يحتفظ بها في ملحة الأرشيف كمادة أو وسيلة للبحث ونسخة ثالثة تودع في حافظة خاصة للحفظ.
ج- تسجيل الدفعات المستلمة:
بناءا على جداول الدفع وبعد التحقق من تطابقها مع الرصيد المادي يعمد إلى تسجيل الدفعات المستلمة على مرحلتين:
1- التسجيل العام (الجرد): تقوم مصالح الأرشيف عادة بوضع سجل عام يسجل عليه كل ما ورد إليها من دفعات من مختلف المالح حسب تسلسلها الزمني والفائدة من هذا السجل هو الجرد السنوي ومعرفة الكم من الوثائق الواردة خلال السنة.
2- التسجيل المفصل (الموضوعي): بحيث يخصص لكل مصلحة سجل خاص يحمل زيادة عن البيانات الواردة في جدول الدفع مكانا لترتيب الرصيد المستلم (رقم المخزن.الرواق.العمود.خانة ملاحظات ) ويعتمد هذا السجل في البحث عن الوثائق عند الطلب عليها.
د- التصنيف (التقسيم):
يجب أن نميز بين ثلاث مفاهيم قريبة المعاني وهي التصنيف والترتيب و الترقيم ونقصد بالتصنيف العملية الفكرية والمادية التي تسمح بتنظيم الوثائق ووضعها في نسق معين وفق خطة أو إطار معد سلفا وهذا تماشيا مع مبدأ احترام الرصيد الذي اشرنا إليه سابقا ويأخذ التصنيف حسب هذا التعريف المستويات التالية:
1- تصنيف الأرصدة: ونعني به جمع جميع الدفعات المتلاحقة ضمن ترتيب متعلق بمصلحة معينة بذاتها وهذا من مهمة القائمين على الأرشيف.
2- تصنيف الملفات(علب أو حزم) داخل الرصيد الواحد حسب طبيعة الترتيب المعتمد زمنيا أو حسب الأجهزة وغيرها.
3- تصنيف الأوراق أو مجموعة الأوراق المكونة لملفات ملحقة أو جزئية بالنسبة لملف رئيسي ونشير ها هنا إلى أن النوع الأول من التصنيف يقع على عاتق المصلحة المكلفة بالأرشيف ( الوسيط أو النهائي) بينما النوعان 2و3 فهما في الأصل من وظائف الجهة الدافعة.
ونلاحظ من هذا المنطلق مرحلتين للتصنيف:
* مرحلة التصنيف داخل المكتب: أي قبل عملية الدفع أين يقوم الموظف المكلف بالقضية التي تعالج الملفات بتنظيم وثائقه التي لا تزال بعد في طور النمو حتى يمكن له العثور عليها بسهولة وهذا العمل يساهم بطريقة غير مباشرة في ضبط التصنيف بعد الدفع.ويمكن التصنيف في هذه المرحلة الأشكال التالية:
- تصنيف الفبائي:مثل ملفات المستخدمين
- تصنيف زمني: حسب تاريخ صدور أو استلام الوثيقة( مصالح المحاسبة)
- تصنيف رقمي: إن كانت الوثائق تحمل أرقاما متسلسلة مثل رخص البناء من 1 ال س من نفس السنة.
- تصنيف مركب: ألفبائي زمني أو زمني رقمي مثل رخص البناءp/s.91/2004
* التصنيف في مصلحة الأرشيف:
يأخذ التصنيف في مصالح الأرشيف شكلين اثنين:
أ- التصنيف الموضوعي: يبنى هذا التصنيف على مبدأ احترام الرصيد بحيث تصنف الدفعات حسب الجهات الصادرة منها بمعنى أن لكل مصلحة أو قسم من المديرية أو الإدارة جناح خاص به وهو الأسلوب الأكثر اعتمادا غير انه في حالة ضيق الحيز المكاني المعد للحفظ قد تواجهه مشكلات لان كل مصلحة ستأخذ مساحة داخل المخزن على أن يبقى جزء منه شاغرا تحسبا لاستقبال دفعات مستقبلا ومن محاسن هذا التصنيف السهولة في العثور على الملفات المطلوبة.
ب- التصنيف المتواصل ( المتسلسل): أين ترتب الدفعات دون مراعاة الجهات المرسلة تباعا.أي أن الدفعة الجديدة تسجل ثم ترتب بعد الدفعة السابقة لها وهكذا وتوضع جنبا إلى جنب في نفس لرف.
إذا كان هذا الترتيب يوفر المكان إلا انه يجعل عملية البحث صعبة نوعا ما خاصة إذا كانت مصلحة الأرشيف تتوفر على رصيد معتبر وينمو بشكل سريع.

nacer8
06-12-2010, 12:55
فيما يخص جدول الدف او الارسال ساعطيكم نسخة عنه عندما اعده

الآولفي
16-12-2010, 21:55
جزاك الله خيرا أخي على المساهمة الطيبة.

salhi08
01-02-2011, 10:44
شكرا يا شمس على هدا الموقع

salhi08
01-02-2011, 10:46
شكرا لك يا ناصر

josif
06-06-2011, 17:35
اريد منكم المساعدة في انجاز مذكرة تخرج انيل شهادة تقني سامي في التوثيق والارشيف ان الوقت ضيق

YOUCEF01
20-11-2011, 08:14
هـــــــــــــــــــــل من جديد في التخصص المذكور

karimg2008
29-12-2011, 23:14
السلام عليكم فيما يخص التوثيق و الأرشيف اللذان لهما علاقة بالموثق فتوجد شرح في الجريدة الرسمية الخاصة بالموثقين و شكرا

بسمة رحماني
07-10-2012, 08:23
من فضلكم أريد مدكرة عن معايير البناية الأرشيفية في أقرب وقت

ماموني
04-11-2012, 15:12
بالتوفيق سيدي

ملاك ملوكة
17-05-2015, 10:32
علم الأرشيف: لمحة عامة
--------------------------------------------------------------------------------
تعريف الوثائق الأرشيفية:
وثائق تنشأ بصفة طبيعية عن العمل الإداري وتكون رصيدا نمو مع نمو المؤسسة.
الأرشيف حسب القانون التونسي هو "مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه كل شخص طبيعي أو معنوي وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة، مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعائها".
وتتميز الوثائق الأرشيفية عن المجوعات التوثيقية بــ:
• الصبغة العضوية
• الصبغة الأصلية
الوثائق المكتباتية (رصيد المكتبات ومراكز التوثيق):مجموعة وثائق يتم اقتناؤها بصفة اختيارية وتمر عادة عبر المسالك التجارية (شراء، اشتراك، إهداء، تبادل،...).
أهم أنواع الوثائق المكتباتية:
• المراجع (الموسوعات، القواميس، الأطالس،...)
• الكتب
• الدوريات
• البحوث الأكاديمية
• الندوات الخ.
تعريف الوثائق الأرشيفية بالمقارنة مع الوثائق المكتباتية:
تختص الوثائق الأرشيفية بــ:
• معلومات ذات طابع خاص بالأشخاص الماديين أو المعنويين ولا يمكن الاطلاع عليها إلا من قبل منشئيها أو أشخاص مؤهلين ومرخص لهم في ذلك.
• تحمل قيمة إدارية على الأقل عند نشأتها (بما في ذلك القيمة القانونية) وتتعلق مواضيعها بنوعية نشاط الجهة المنتجة.
• تنشأ هذه الوثائق نتيجة لنشاط الجهة المنتجة وتتجمع بصفة طبيعية، أي إنها تتراكم تبعا للنشاطات التي تتعاطاها المؤسسات لا باختيار منشئيها أو متلقيها.
• يقع إنشاؤها بأعداد محدودة خدمة لعدد محدود من المستفيدين. يقع حفظها خلال عمرها الإداري (الجاري والوسيط) حتى تنتهي قيمتها الإدارية (بما في ذلك قيمتها القانونية والمالية و الجبائية) أو تتقادم قانونيا (يسقط حق القانون فيها). بعض الوثائق من 5 إلى 10% يتم حفظها بصفة نهائية لقيمتها الشاهدية والتاريخية.
• لها صبغة أصلية، لا تعوض إذا ضاعت أو أتلفت أصولها.
تختص الوثائق المكتباتية بــ:
• مهمتها تتمثل في نقل معلومات ذات طابع عمومي يمكن الاطلاع عليها من قبل العموم (بصفة عامة)
• قد تنشأ بدون قيمة أو قيمة نسبية ترتبط بقيمة مصدرها أو بقيمة استخدامها. بحمل معلومات (معارف) عامة في شتى المواضيع، أو إنتاجا فكريا خاصا (شعر، روايات،...).
• تنشأ بإرادة منتجيها وباختيارهم. يقع اقتناؤها عن طريق الشراء أحيانا والإهداء والتبادل أحيانا أخرى، وكذلك عن طريق الإيداع القانوني والإيداع الشرعي.
• يقع إنشاؤها عادة في نسخ عديدة (مئات / آلاف النسخ) وإنتاجها وتوزيعها يقع عن طريق المسالك التجارية (الناشرين والموزعين). عادة لا أصول لها. يقع حفظها إلى أن يصبح مضمونها غير ملائم لحاجيات المستفيدين أو إلى أن يأتي ما يناقضه علميا أو حتى يتقادم الوعاء فيغير نسخة جديدة. لا وجود لحفظ نهائي إجباري إلا لوثائق نادرة أو للإنتاج الفكري لبلد ما (المكتبة الوطنية).
• وثائق ليست لها صبغة أصلية ويمكن تعويضها في صورة تلفها أو ضياعها.
الفرق بين الوثائق الأرشيفية المشتركة والوثائق الأرشيفية الخصوصية:
الوثائق الأرشيفية المشتركة:ناتجة عن الوظائف المشتركة بين جميع الوزارات والمؤسسات العامة والخاصة وتتعلق خاصة بالتسيير العام للوزارة أو للمؤسسة وبالشؤون القانونية وبالتصرف في الموارد البشرية والموارد المالية والبناءات والمعدات والمخزون وبالاتصال والتصرف في المعلومات والوثائق الأرشيفية.
أهم الوظائف المشتركة بين الوزارات والمؤسسات:
• السياسة العامة والتنظيم والمراقبة
• الشؤون القانونية والنزاعات
• التصرف في الموارد البشرية
• التصرف في الموارد المالية
• التصرف في البناءات والمخزون والمعدات
• التصرف في المعلومات والاتصال
الوثائق الأرشيفية الخصوصية:ناتجة عن الوظائف الخصوصية لكل وزارة أو مؤسسة على حدة وعن المهام التي من أجلها أحدثت كل وزارة أو مؤسسة.
أهم أنواع الوثائق الأرشيفية المشتركة حسب الوظائف المشتركة:
السياسة العامة والتنظيم والمراقبة:
- ملفات الاجتماعات
- ملفات التفقد
التصرف في المعلومات والاتصال:
- البريد الصادر والوارد
- ملفات اقتناء المعدات والبرمجيات الإعلامية
الشؤون القانونية والنزاعات:
- ملفات الدراسات القانونية
- ملفات الانتزاع
التصرف في الموارد البشرية:
- الملفات الإدارية للأعوان
- ملفات العطل
التصرف في الموارد المالية:
- الميزانية
- الدفاتر الحسابية
- ملفات الحرفاء
التصرف في البناءات والمخزون والمعدات:
- أشغال بناء
- توزيع المعدات
أنواع الوثائق الأرشيفية حسب المراحل العمرية:
الوثائق الأرشيفية النشيطة (الأرشيف الجاري):
وثائق أرشيفية تستعمل باستمرار بمكاتب العمل من طرف من أنشأها أو تحصل عليها. وتستعمل الوثائق الأرشيفية النشيطة للاستخدام العادي والمتواتر لأغراض إدارية ومالية وقانونية والى أن تنجز الهياكل المعنية الأعمال المناطة بعهدتها.
الوثائق الأرشيفية شبه النشيطة (الأرشيف الانتقالي أو الوسيط):
وثائق تستعمل بصفة عرضية من طرف من أنشأها أو تحصل عليها. وتجري معالجتها وحفظها تمركز الأرشيف الوسيط داخل المؤسسة أو خارجها.
الوثائق الأرشيفية النهائية (الأرشيف النهائي /التاريخي):
هي الوثائق الأرشيفية التي تم إعدادها للترحيل اثر الفرز وبعد انتهاء الحاجة منها بالنسبة إلى منشئها والتي يتعين حفظها الدائم لأغراض غير تلك التي أنشئت من اجلها يحفظ الأرشيف النهائي بصفة دائمة لأنه يمثل مصدرا للبحوث والدراسات ومرجعا لبعض القضايا المهمة التي تخص البلاد وكذلك كسند للذاكرة الوطنية.
واقع الأرشيف في الدول العربية

--------------------------------------------------------------------------------
يعتبر الأرشيف مهمل مثل المكتبات وغيرها من مرافق المعلومات في أغلب الدول العربية، ورغم أننا أمة الكتاب كما قيل ويقال، إلا أن الواقع لا يعكس هذه الأقوال، فلا يوجد اهتمام بالمكتبات ومصادر المعرفة في الدول العربية كما نلاحظ عزوف كبير للشباب العربي على الكتاب والمكتبات زاد في تعميقه الثورة التكنولوجية الهائلة التي يمر بها العالم. وطالعنا أمس في مداخلة من أحد الأعضاء كيف تتحول المكتبات في ليبيا إلى مطاعم ومقاهي.
أردت التركيز على قطاع الأرشيف، لأن المكتبات تعتبر أكثر حظا بالمقارنة به في عدة نواحي تشريعية، وتنظيمية وفنية الخ، إلا أن قطاع الأرشيف ظل يعاني الكثير من الإهمال والنسيان ويعامل معاملة غير عقلانية وتنظيمية وتشريعية وأغلب الدول العربية تعاني من غياب سياسات واضحة، تشريعات تقنن القطاع وبرامج تنظمه وتنظم إجراءات معالجته والحفاظ عليه.
وسأحاول في هذه المداخلة تعريف الأرشيف؟ التطرق إلى نظام وبرنامج التصرف في الأرشيف؟ واقع الأرشيف في الدول العربية؟ وكيف تثمين القطاع والنهوض به؟
1. الأرشيف؟
الأرشيف هو جملة الوثائق مهما كان نوعها أو تاريخها، تنشأ في إطار نشاط شخص مادي أو معنوي.
فهي تنشأ بصورة طبيعية. تحفظ أولا لقيمتها الإدارية والقانونية والمالية. ثم يحفظ جزء منها ثانيا لقيمتها التاريخية والشهائدية ولكونها تمثل مصدرا للبحوث العلمية.
تمر الوثيقة الأرشيفية بثلاثة مراحل:
- المرحلة الأولى وتسمى بالأرشيف الجاري Current Archives
- المرحلة الثانية وتسمى بالأرشيف شبه الجاري أو الوسيط Semi Current Archives
- المرحلة الثالثة وتسمى بالأرشيف النهائي أو الأرشيف التاريخي Historical Archives
الأرشيف الجاري:
تحفظ الوثائق في هذه المرحلة بمكاتب العمل لقيمتها الإدارية والقانونية والمالية، وتكون تحت مسؤولية الوحدات والمصالح المنتجة لهذه الوثائق.
الأرشيف شبه الجاري:تحفظ الوثائق في هذه المرحلة بمركز الأرشيف الانتقالي لقيمتها الإدارية والمالية والقانونية، لكن يقل استعمالها من قبل المصالح المنتجة، فما يميزها عن الأرشيف الجاري هو قله وضعف استخدامها لذلك تكون هذه المرحلة اصطناعية وليست طبيعية أملتها تكاثر الوثائق في مكاتب العمل والتي تأثر على مردود الموظفين. لذلك تحول هذه الوثائق إلى مركز الأرشيف الانتقالي وتكون تحت مسؤولية مصلحة التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف.
الأرشيف النهائي:تحفظ الوثائق في هذه المرحلة بالأرشيف الوطني أو دار الوثائق القومية وتختلف التسميات من دولة إلى أخرى. تصبح هذه الوثائق تحت تصرف مؤسسة الأرشيف الوطني وتتلاشى تماما مسؤولية المؤسسة.
لا ترحل كل الوثائق إلى الحفظ النهائي بل جزء بسيط تتوفر فيه القيمة التاريخية والشهائدية. تحفظ هذه الوثائق بصورة نهائية وتكون مصدرا للبحوث العلمية وحفظ لذاكرة الأمة. تكون ظروف الحفظ والتنظيم مهمة جدا في هذا المرحلة بما أن الوثائق معدة للحفظ الدائم ومصدرا للبحث.

يحكم انتقال الأرشيف بين هذه المراحل جملة من الأدوات والإجراءات التي تكون برنامج التصرف في الأرشيف. فما هي مميزات هذا البرنامج وماهي فوائده وأدواته؟

2. برنامج التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف؟
برنامج التصرف في الأرشيف هو جملة الأدوات والإجراءات التي تضبط وتنظم التصرف في الأرشيف، وهو جزء من السياسة العامة للتصرف في الأرشيف.
السياسة العامة للتصرف في الأرشيف هي التمشي والإستراتيجية التي تحددها وتضبطها كل دولة للنهوض بقطاع الأرشيف وتنظيمه التحكم فيه، وإضافة إلى البرنامج الفني التصرف في الأرشيف الذي يحدد الأدوات والإجراءات، تتطرق السياسة الأرشيفية إلى جوانب أخرى وهي:
- الجانب التشريعي والقانوني والذي يضمن خضوع وإجبارية المؤسسات على تنفيذ برنامج وسياسة الدولة في مجال الأرشيف،
- التكوين وهو تكوين أخصائيين ومهننين للتصرف في الأرشيف ويشمل التكوين المؤسسات التعليمية والبرامج والكادر التعليمي الخ،
- الموارد البشرية،
- الموارد المادية: المباني، والوسائل الكفيلة بتنظيم القطاع في كل مؤسسة حكومية،
- الموارد المالية: تخصيص مخصصات مالية للقطاع،
- إضافة إلى البرنامج الفني الذي يشمل الأدوات والإجراءات الكفيلة بتنظيم القطاع،

كما سبق أن ذكرنا، أن تطبيق برنامج للصرف في الأرشيف بما يشمله من أدوات وإجراءات هو الكفيل بانتقال الأرشيف بين المراحل العمرية من حياة الوثيقة وكفيل بتنظيم القطاع ورقيه.
1.2 الأدوات الأرشيفية؟
يشمل البرنامج جملة من الأدوات نستعرضها بصورة مختصرة:
- الجرد وهو هو أحد ركائز برنامج التصرف في الوثائق الأرشيفية، يتم إعداده مرة واحدة في تاريخ المؤسسة. ويتمثل في حصر جميع الوثائق الأرشيفية منذ تاريخ إنشاء المؤسسة ومهما كان نوع هذه الوثائق (وظيفية أو غير وظيفية) ومكان حفظها (بمحلات العمل أو بمحلات الأرشيف الانتقالي) ودون الأخذ بعين الاعتبار مصيرها النهائي (الإتلاف أو الحفظ الدائم).
وهو بذلك يمثل أداة بحث أولية بالنسبة للمصالح المنتجة وأداة تصرف ناجعة بالنسبة لمصلحة التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف التي يمكّنها من ضبط السياسة العامة للتصرف في الوثائق الأرشيفية (تحديد الحجم الجملي للوثائق، ضبط التوزيع الجغرافي للرصيد، دراسة الحاجيات والمستلزمات،..).
يمكّن الجرد خاصة من:
- تعريف الوثائق الأرشيفية (مصدر النشأة، وصف المحتوى، الحدود الزمنية)؛
- تحديد أماكن حفظ الوثائق الأرشيفية (المخزن، الخزانة أو الرف، رقم الحافظة أو الصندوق أو الحاوية ...)؛
- ضبط أحجام الوثائق الأرشيفية بعدد الحافظات القياسية أو بالمتر الخطي.

- القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق وهي أداة تصرف أرشيفية تجمع في قائمة واحدة وموحدة عناوين وبيانات حول كل الوثائق الأرشيفية الوظيفية /المتداولة دون غيرها (ملفات، وثائق منفردة، وثائق مكونة).
أهدافها:
- توحيد عناوين الوثائق الأرشيفية وتسمياتها: تجميع عناوين كل الوثائق الوظيفية بالمؤسسة وبيات مضامين كل منها،
- التحضير لإعداد جدول مدد الاستبقاء ونظام التصنيف الموحد؛
- أداة مراقبة تحويل الأرشيف الوسيط ومحتوى الوثائق الأرشيفية التي تتم مناولتها،
- أداة تمكّن من تحديد أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية المتداولة (في طور الاستعمال)،
- أداة تمكّن من تحديد أنواع النظائر (أساسية وثانوية) والوثائق الأرشيفية التي يتكون منها كل ملف؛
- تمكن من تحديد مسار الملفات والوثائق الأرشيفية أو الوثائق الأرشيفية المكونة للملفات (المصدر والجهة)؛
- أداة تمكن من تحديد مسؤولية المحافظة على النظير الأساسي لكل هذه الوثائق؛
- أداة تمكن من الحصر الدائم والمتواصل للوثائق الوظيفية بالمؤسسة؛
- أداة لتحديث الأدوات الأرشيفية الأخرى؛ الخ.

- جدول مدد استبقاء الوثائق الأرشيفية وهي أداة أرشيفية تمكن من تجميع قواعد الحفظ ومن تطبيقها ومراقبتها؛
أداة أرشيفية يتم الحصول عليها بالاتفاق (بالإجماع).
قاعدة حفظ: هي إجراء يحدد عمر كل نوع من أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية ومصيرها النهائي (إتلاف أو حفظ دائم أو انتقاء).
وظائف جدول مدد الاستبقاء:
- حماية الوثائق الأرشيفية الصالحة لأخذ القرار، لحماية حقوق الأشخاص والمؤسسات والذاكرة الوطنية من كل عملية إتلاف عشوائية؛
- تحسين ظروف العمل بالمحلات المعدة لذلك؛
- التخفيض من تكاليف حفظ الوثائق الأرشيفية؛
- حفظ ذاكرة المؤسسة والوطن.

- نظام التصنيف وهو التصنيف هو عملية ذهنية تتمثل في تجميع الوثائق الأرشيفية وتعريفها وترميزها طبقا لنظام التصنيف الموحد. وهذا الأخير هو أحد ركائز نظام التصرف في الوثائق الأرشيفية ويتمثل في تركيبة هرمية ومنطقية تتنزل ضمنه كل أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية مجمعّة في أصناف ومفرعة إلى أقسام وفروع وذلك طبقا لوظائف وأنشطة المؤسسة.
أهداف نظام التصنيف الموحد:
- توحيد فهرسة الوثائق الأرشيفية وبالتالي توحيد طرق استرجاعها؛
- استخدام لغة توثيقية مقننة (رموز) تمكّن من تجميع الوثائق الأرشيفية المتشابهة (ذات الصنف الواحد) ومن التخاطب الموحد مع الأشخاص ومع الحاسب الآلي؛
- ضمان التمفصل المنطقي الدائم للرصيد؛
- حماية الوثائق الأرشيفية وسريتها؛
- سهولة إعادة هيكلة الملفات التكاملية المتميزة عادة باللاتمركز.
هيكل نظام التصنيف الموحد:
- قائمة التصنيف الرئيسية؛
- قائمة التصنيف الفرعية؛
- كشاف ألفبائي.

2.2 الإجراءات؟
- التصنيف: تصنيف وفهرسة الوثائق الأرشيفية النشطة طبقا لنظام التصنيف،
- الترتيب: ترتيب الوثائق في الرفوف،
- التحويل وهو تحويل الوثائق الأرشيفية من مكاتب العمل إلى مركز الأرشيف الانتقالي طبقا لقواعد جدول مدد استبقاء الوثائق،
- الترحيل وهو ترحيل الوثائق الأرشيفية من مركز الأرشيف الانتقالي إلى الأرشيف الوطني طبقا لقواعد جدول مدد استبقاء الوثائق،
- الإتلاف وهو التخلص من الوثائق عديمة القيمة التي فقدت قيمتها الأولية (القانونية والمالية والإدارية) وقيمتها الثانوية (التاريخية، والشهائدية) طبقا لقواعد جدول مدد استبقاء الوثائق،
- الإعارة والاسترجاع،
- الحفظ: عملية خزن الوثائق الأرشيفية في أماكن ومعدات سليمة قصد صيانتها والحفاظ عليها وحمايتها من عوامل التهرئة الطبيعية والبشرية مثل الحرائق والحشرات والسرقة. وتخضع هذه العملية لمقاييس ومواصفات علمية تتعلق بتهيئة المخازن وبالحرارة والرطوبة الخ.
- الإحصاءات الأرشيفية،
- الخ

تطرقنا إلى الإجراءات والأدوات و السياسة الأرشيفية الكفيلة بتنظيم القطاع، والتي انبنت على المعايير والمقاييس العالمية للتصرف في الأرشيف منذ قرون. لكن السؤال أين نحن من هذه البرامج وماهو الواقع الحقيقي للقطاع في الدول العربية؟

3. واقع الأرشيف في الدول العربية؟
يتسم واقع الأرشيف في الدول العربية بالتردي وبالإهمال رغم قيمته ويختلف من دولة إلى أخرى، ورغم سعي العديد من الدول إلى سن برامج وتشريعات تهدف إلى تنظيم القطاع مثل تونس، إلا أن القطاع ظل يحكمه الإهمال والتردي والنظرة الدونية من قبل المجتمع التي حاولت وسائل الإعلام والسينما العربية على مر القرون الماضية على تسويقه على أنه مصدر للفكاهة وقبر للمغضوب عنهم إداريا.
ومن مظاهر التردي التي يعيشها القطاع في الدول العربية نذكر على سبيل الذكر لا الحصر، فالتطرق إلى الواقع علميا يتطلب دراسة ميدانية.
- جهل لقيمة ومفهوم الأرشيف من قبل المؤسسات الحكومية والخاصة،و إن كانت المؤسسات الخاصة تنظر دائما إلى القيمة الربحية فإن لا المؤسسات الخاصة أو الحكومية يشفع لها إهمالها للقطاع،
- خلط كبير بين قطاع المكتبات والأرشيف في كل الدول العربية، ورغم انتمائهما لعلوم المعلومات فإن لكل قطاع أدواته ورؤيته وبرامجه،
- غياب تشريعات وقوانين أو عدم تطرقها بجدية إلى القطاع في الدول العربية، وعدم صرامتها وردعها للمخالفين والمتقاعسين عن تطبيق البرامج والسياسات التي تحتويها،
- غياب برامج وسياسة أرشيفية واضحة في أغلب الدول العربية وما زال الأرشيف يحول عندما تكتظ مكاتب العمل، ويتلف في كثير من الأحيان عشوائيا، وتضيع الكثير من الوثائق المهمة وتحفظ الوثائق التاريخية في ظروف أقل ما يمكن أن يقال عنها أنها سيئة،
- غياب كادر فني وأخصائيين لتنظيم الأرشيف، بل يلقى دائما بالمغضوب عنهم إداريا في قطاع الأرشيف ولا يهم المدراء إلمامهم بالمجال وقدرتهم على معالجته أم لا،

أرشيف الألفية الثالثة
والتوجه نحو النظم الرقمية
بشــار عبــاس
مقدمة: أهمية الأرشيف في التاريخ
عرف التاريخ الإنساني كوارث كبيرة أدت على فترات إلى دمار أجزاء هامة من التراث الوثائقي العالمي، وفي بلادنا مثلاً نعرف أن حريق مكتبة الإسكندرية بمصر القديمة دمر المخزون التراثي الهائل لذلك العصر حتى بدت الوثائق بعد الحريق وكأنها قصاصات ورق يتعذر تمييزها، وقد رمى المغول بالكتب والوثائق التاريخية في عاصمة الإمبراطورية العربية الإسلامية بغداد في النهر حتى اسودت مياه دجلة لعدة أيام• وتعاقبت الدول والأسر الحاكمة في مشرق الوطن العربي ومغربه، فكان مصير وثائق الدول القديمة التي انقضى عهدها يؤول غالباً إلى الإبادة التامة، ولم ينج منها إلا القليل وأمام هذا الخطر المستمر الذي أحاط بوثائق الدولة، كان حفظ الوثائق الرسمية للأجيال القادمة أحد الهموم الأساسية لرجال الدولة على مدى العصور، وقد نظرت سلطات الشعوب القديمة إلى الوثائق الرسمية على أنها أحد المظاهر الهامة لهيبة الدولة وسيادتها وقوتها وسيطرتها، وحاولت من خلال هذه الوثائق تسجيل الأحداث التي تراها هامة في تاريخ دولتها، والتي تثبت مدى النفوذ الذي حققه حكامها، وفي الحضارات القديمة في بلاد ما بين الرافدين وسورية ومصر، سجل رجال الدولة أهم الوقائع التاريخية والشرائع والقوانين والمعاملات والحسابات والآداب والأساطير، وحفظوها بطريقة يسرت وصولها إلى أيدينا في العصر الحديث•
وإننا عندما ننظر إلى تاريخ بلادنا القديم نجد أن رجال الأرشيف كانوا يحتلون أفضل المواقع في الإدارة الحكومية، وكذلك نجد أن الدول المتقدمة في عصرنا تتعامل باحترام كبير مع العمل الأرشيفي وتعطيه معناه الديناميكي المتكامل، على عكس ما هو متعارف في البلدان العربية من نظرة دونية إلى العمل الأرشيفي، حيث تتعامل معظم المؤسسات الرسمية الخاصة مع الأرشيف على أنه عمل ثانوي، وحيث يعتقد الجمهور غير المتخصص أن عمل الأرشيف يبدأ عندما تنتهي الحاجة إلى الوثائق الرسمية، ومن المؤسف أن بعض المسؤولين في بعض المؤسسات العربية يتبنون هذه النظرة، ولا يتوانون عن التأكيد بأن نقل أحد الموظفين في مؤسستهم للعمل الأرشيفي وبين العمل الحكومي اليومي، يؤدي إلى إضعاف علاقة العاملين في الأرشيف بالمؤسسات الحكومية، ويؤدي في النهاية إلى هذا الإهمال وهذه النظرة الدونية، والمشكلة الأخطر التي تنتج عن هذا الوضع هو عدم احترام المؤسسات الرسمية النصوص القانونية التي تلزمها بتسليم الوثائق عند انتهاء الحاجة إليها، بعد مدة محددة قانونياً، إلى مركز الوثائق أو دار الأرشيف•
2ـ الأرشيف: عملية ديناميكية متكاملة
وبالمقابل يعتمد مفهوم العمل الأرشيفي في البلدان المتقدمة على رعاية الوثائق من لحظة إنشائها في الإدارات وسائر الجهات الحكومية والعامة، ومتابعة هذه الوثائق حتى يتقرر مصيرها النهائي سواء بالحفظ الدائم أم بالإتلاف• ومن المعروف أن عمر الوثيقة ينقسم إلى ثلاثة مراحل:
2 • 1ـ المرحلة الأولى: وتنطبق على الوثائق الجارية، أي المستخدمة بتواتر كبير، ويسمى الأرشيف الجاري•
2 • 2ـ المرحلة الثانية: وتبدأ عندما تغلق الملفات وتنتهي معالجة القضايا المتعلقة بها فيصبح استخدام الوثائق عرضياً ويسمى الأرشيف الوسيط•
3 • 2ـ المرحلة الثالثة: وتبدأ عندما تنتهي فترة الحفظ الوسيط، وعندما تزول كل حقوق المؤسسة المعنية بالتصرف بوثائقها، وتؤول هذه الوثائق إلى مراكز الأرشيف، ويتقرر حفظها بصورة دائمة أو إتلافها بعد انتهاء حاجة الإدارة إليها• ويسمى الأرشيف النهائي•
وتلتزم مراكز الأرشيف في البلدان المتقدمة بالإشراف على الوثائق في مراحلها الثلاث: النشيطة والوسيطة والأرشيفية النهائية، في حين أن واقع عمل مراكز الأرشيف العربية ينحصر فعلياً بالمرحلة الثالثة فقط، وهي في بعض الأحيان لا تملك السيطرة الفعلية على هذه المرحلة، إذ أن بعض المؤسسات لا تلتزم بتسليم وثائقها المنتهية إلى مراكز الأرشيف•
ويتوجب على المراكز العربية للأرشيف، أن تسعى إلى تطبيق مفهوم الأرشيف المتكامل بمراحله الثلاث، وبذلك يمكن أن يرتبط عمل الأرشيف بشكل ديناميكي بالعمل اليومي للإدارة الحكومية، ويساهم في تطوير العمل الإداري الحكومي، وتلبية رغبة المسؤولين في استرجاع المعلومات بسرعة ودون إهمال أي عنصر منها، وذلك بالاعتماد على الوثائق الرسمية الجارية والمنظمة بصورة جيدة•
وإن هذا المفهوم المتكامل للأرشيف يدعم مكانته في الدولة والمجتمع، وخاصة لدى صناع القرار الذين سيلمسون المردود الفوري للنشاط الأرشيفي في الإدارة الحكومية التي يشرفون عليها•
ولا بد أن نشير إلى أن المستفيدين والباحثين وصانعي القرار، على حد سواء، يحتاجون إلى نتائج ملموسة تفيدهم في عملهم وفي أبحاثهم ودراساتهم، ومالم تتوفر هذه النتائج الملموسة لن تتغير النظرة إلى رجل الأرشيف الذي تكونت الصورة عنه كموظف متخصص بالتعامل مع الوثائق القديمة التي انتهت حاجة الحكومة إليها، والتي لا يستطيع الباحثون والمستفيدون الاطلاع عليها بفعل قوانين الحفاظ على سرية المعلومات الحكومية•
ومن المهم جداً تغيير هذه النظرة إلى عمل رجل الأرشيف، فهو المؤتمن على تاريخ الوطن وذاكرته، ولا يمكنه فعلاً الحفاظ على هذه الأمانة ما لم تمنحه الدولة والمجتمع المكانة المعنوية والسلطة القانونية الفعلية لتأدية مهمته على الوجه الأكمل، وذلك لا يمكن تحقيقه إلا باعتماد المفهوم الديناميكي المتكامل للأرشيف الذي يمنح عمل رجل الأرشيف أهمية استثنائية من خلال مشاركته في تنظيم العمل الحكومي اليومي، ومن خلال المشاركة في تنفيذ القرار وتتبعه ومراقبة التنفيذ وصولاً إلى التقييم والمراجعة واتخاذ الإجراءات اللازمة لتدارك أي تقصير أو سوء تطبيق حصل بعد اتخاذ القرار•
ولن تؤدي محاولة النهوض بالأرشيف إلى الحفاظ على تراثنا فقط، بل ستؤدي أيضاً إلى تكريس مفهوم دولة المؤسسات وإلى إعلاء هيبة الدولة، وإلى شد الجيل الجديد إلى المثل الوطنية والقومية وتعزيز انتمائه الوطني•
ويواجه الأرشيف العربي تحديات أساسية على مشارف الألفية الثالثة، أهمها تحدي إثبات موقعه المتميز في الدولة والمجتمع وترسيخ وتطبيق مفهوم الأرشيف المتكامل بمراحله الثلاث، إلا أن التحدي الأهم يبقى دون شك استيعاب التطورات التكنولوجية الجديدة في العالم وخاصة في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، واختيار المناسب من هذه التكنولوجيا لظروف عمل المراكز الأرشيفية العربية•
3ـ التوجه نحو النظم الرقمية:
تتسارع وتيرة انتشار النظم الرقمية في جميع مجالات العمل والحياة الاجتماعية والثقافية، وقد بدأت مراكز الوثائق والأرشيف والمكتبات الوطنية، باستخدام النظم الرقمية على نطاق واسع•
لقد انطلقت عملية ضخمة في جميع أنحاء العالم تتمثل بإنشاء نسخ رقمية طبق الأصل عن الكتب والصور والتسجيلات التي تحفظ التراث الثقافي للبشرية• وتتيح النظم الرقمية إطلاع الباحثين على هذا التراث الثقافي من مكاتبهم ودون الاضطرار إلى الإنتقال إلى المكتبات ودور الأرشيف، وعندما تكتمل هذه العملية ستبدو خدمات الإنترنيت الحالية باهتة وستظهر وكأنها مجرد أعمال هواة مبتدئين ونستعرض فيما يلي بعضاً من هذه التجارب وفوائدها وفقاً لرأي المختصين:
3 • 1ـ تجارب رائدة: يستطيع اليوم رواد المكتبة الوطنية الفرنسية استخدام النظم الرقمية في مبنى المكتبة الوطنية الجديد في مجمع أبراج تولبياك في باريس وستكون المكتبة الوطنية جاهزة لاستقبال 22 مليون كتاب على رفوف يبلغ مجموع أطوالها 395 كيلو متراً، وتضع المكتبة تحت تصرف روادها مئات محطات العمل الحاسوبية التي تسمح بالوصول إلى 110.000 مجلد، تستوعب معظم التاريخ والثقافة الفرنسيين•
أما في لندن فتستخدم المكتبة البريطانية الأرشفة الضوئية لحفظ المخطوطات القديمة التي تعود إلى القرون الوسطى•
وفي الولايات المتحدة قامت جامعة هارفارد بتحويل 80.000 معلقة من مقتنياتها المسماة جودايكا Judaica بمعدل 1000 معلقة كل يوم، وقامت مكتبة الكونغرس الأمريكية بتحويل خمسة ملايين كتاب إلى الشكل الرقمي في بداية عام 2000 •
3 • 2ـ مزايا النظم الرقمية: يرى المختصون عدة فوائد في استخدام النظم الرقمية، نوجزها فيما يلي:
3 • 2 • 1ـ المساعدة في الحفاظ على الوثائق النادرة والسريعة العطب من دون حجب الوصول إليها من الراغبين في دراستها، فعلى سبيل المثال تحتفظ المكتبة البريطانية في لندن بالنسخة الوحيدة لمخطوطة بيوولف Beowulf التي تعود إلى القرون الوسطى، ولم يكن مسموحاً برؤيتها إلا لفئة من الباحثين المختصين حتى قام كيرنان من جامعة كنتكي الأمريكية بتصويرها، وكذلك قامت مكتبة دايت الوطنية في طوكيو بإنشاء 1236 نسخة رقمية لمطبوعات خشبية وملفوفات فنية تراثية لكي يستطيع الباحثون تفحصها دون المساس بالنسخ الأصلية•
3 • 2 • 2ـ إظهار تفاصيل لا يمكن رؤيتها مباشرة على الوثيقة، فمثلاً إذا عدنا إلى مثال مخطوطة بيوولف نرى أن السيد كيرنان من جامعة كنتكي قام بتصوير هذه المخطوطة بوساطة الماسح مستخدماً ثلاثة مصادر مختلفة للضوء، مبيناً بذلك تفاصيل لا ترى بالعين المجردة، وقد نشرت هذه الصور على الإنترنيت وهي ثلاث صور، الأولى مأخوذة بعملية مسح الوثائق بالضوء العادي، والثانية بالإنارة الخلفية والثالثة بالضوء فوق البنفسجي، وتكشف هذه الصور الثلاث تفاصيل لا تظهر على المخطوطة بسهولة، حيث يستطيع الباحثون تفحص المخطوطة على الإنترنيت بينما تبقى المخطوطة محفوظة بأمان في المكتبة البريطانية في لندن•
3 • 2 • 3ـ سهولة الاسترجاع وفقاً لموضوع الوثيقة:
تصنف الوثائق ورقياً وفقاً للجهة التي وردت منها ووفقاً للتسلسل الزمني لظهورها، وبالتالي يصعب استرجاع جميع الوثائق التي تتعلق بموضوع معين، أما النسخ الرقمية فيمكن أن ترتب وفقاً للأسس المتبعة في الأرشيف الورقي، ولكن استرجاعه يمكن أن يكون وفقاً للموضوع أو للمنطقة الجغرافية أو للشخصية أو للتسلسل الزمني أو للجهة التي صدرت عنها الوثيقة، وبالتالي تتوافر إمكانات لسهولة الاسترجاع لا تتوفر في طرق التصنيف اليدوية•
3 • 2 • 4ـ سرعة الاسترجاع وسهولة الاستخدام:
عندما تحول الوثائق إلى الشكل الرقمي يمكن للمرء استرجاعها بثوانٍ بدلاً من عدة دقائق، كما يمكن لعدد من الأشخاص قراءة الوثيقة نفسها أو رؤية الصورة نفسها في الوقت نفسه، كما أن القائمين على حفظ الوثائق سيستريحون من عملية جلب وإعادة الوثائق، وسيتفرغون لعملية تصنيف الوثائق وفهرستها بدقة تسمح باسترجاعها بسهولة، كما أن وجود النسخ الرقمية للوثائق سيسمح للباحثين بالإطلاع عليها عبر الإنترنيت دون أن يكونوا مضطرين للحضور شخصياً إلى مقر دار الوثائق•
3 • 2 • 5 التوفير في مكان التخزين:
لا تشغل النسخ الإلكترونية سوى حيزاً بسيطاً، حيث تستطيع مليمترات بسيطة من قرص التخزين أن تحفظ أمتاراً من الرفوف، فإذا علمنا أن معظم دور الوثائق تعاني من مشاكل التخزين، نجد في التحول إلى النظم الرقمية حلاً مناسباً لمشكلة ضيق مكان التخزين ولخفض كلفة التخزين، حيث يمكن حفظ الوثائق الورقية في مكان بعيد وتتاح النسخ الإلكترونية للباحثين ذلك أن تكلفة توسيع أبنية مراكز الوثائق والمكتبات العامة في ازدياد مستمر، فقد أنفقت جامعة كاليفورنيا بركلي 46 مليون دولار على بناء طابق تحت أرض مكتبتها لوضع 1.5 مليون كتاب أي بتكلفة قدرها 30 دولاراً للكتاب الواحد، وكان يمكن تخزين هذه الكتب في مكان بعيد، واستبدال الكتب بنسخها الإلكترونية حيث انخفضت تكلفة التخزين إلى دولار لكل 3000 صفحة وتتابع هذه الكلفة انخفاضها مما يجعل الإفادة من هذه المزية أعلى في المستقبل•
3 • 2 • 6ـ الإقلال في استعمال واستهلاك الورق ومن ثم إيقاف القضاء على الغابات•
4ـ الخيارات التقنية:
عندما تقرر أية مؤسسة استخدام النظم الرقمية فلا بد لها من دراسة الخيارات التقنية ومزايا وعيوب كل منها، ولابد لها من الموازنة بين ثلاثة أمور: الحفاظ على الوثائق ـ التكلفة ـ سهولة الاستخدام•
أما الخيارات التقنية المتاحة فهي: المسح وتحويل الصفحة إلى صورة إلى المسح مع استخدام نظام التعرف على الأحرف cor وإدخال الوثيقة أو الكتاب من جديد عن طريق لوحة المفاتيح أو إدخال الوثيقة وفق معايير النصوص الفائقة html ونورد فيما يلي جدولاً للمقارنة بين الميزات والتكلفة لكل طريقة:
ومن الواضح أن الطريقة الأولى هي الأنسب بالنسبة لمراكز الوثائق، فهي تحافظ على شكل الوثائق كما هو في شكلها الورقي مع الأختام والأرقام، والملاحظات المكتوبة على هوامش الوثيقة، وهي الطريقة الأرخص دون شك بالمقارنة مع الطرق الثلاث الأخرى•
غير أن عملية المسح يجب أن تترافق مع فهرسة دقيقة للوثيقة وتحديد واصفات وكلمات مفتاحية بهدف استرجاعها بصورة ملائمة موضوعياً، ذلك أن الإجراءات الداخلة في عملية الأرشفة هي كالتالي:
4 • 1ـ الحصول على الوثيقة بشكلها القابل للأرشفة ثم مسحها إلكترونياً•
4 • 2ـ فهرسة الوثيقة Indexing•
4 • 3ـ ضغط المعلومات (حفظ الصورة بحيث لا تأخذ حيزاً كبيراً من القرص)•
4 • 4ـ الخزن في قاعدة معطيات أو في ملفات على حوامل مغناطيسية أو ضوئية•
4 • 5ـ صفات إمكانية الاسترجاع الآلي للوثيقة•
4 • 6ـ التوزيع عبر الشبكات الحاسوبية المختلفة•
5ـ الوسائط:
تعتمد النظم الرقمية على تحويل النص أو الصورة أو الصوت إلى شكل رقمي، ويتألف الشكل الرقمي من خانات ثنائية Bit يمكن لها أن تأخذ إحدى قيمتين إما واحد 1 أو صفر 0 أما الحرف الحاسوبي أو البايت Byte فهو يتألف من ثماني خانات ثنائية وبالتالي يستطيع ترميز 8 2 = 256 حالة، وهو يستطيع ترميز حروف اللغة المستخدمة، أما نقل الصورة إلى الشكل الرقمي فيعتمد على ترميز كل نقطة في الصورة بعدد يعبر عن درجة السواد، وأخيراً تحتاج الصورة الملونة إلى ثلاثة أضعاف سعة الصورة السوداء والبيضاء لأنها ترمز الألوان الأساسية الثلاثة كل على حدة•
ونورد فيما يلي أنواع حامل المعلومات الرقمي:
5 • 1ـ وسائط مغناطيسية:
5 • 1 • 2ـ الأقراص المغناطيسية الصلبة Hard disk
5 • 1 • 3ـ الأشرطة المغناطيسية الرقمية streamers
5 • 2 ـ وسائط ضوئية:
وهي التي يستخدم فيها الليزر الأحمر ومؤخراً الأزرق والأخضر ومن أنواعها:
5 • 2 • 1ـ القرص المتراصcd-rom :
(Compact Disk- Read only memory)
وهو قرص بقطر 12 سم مصنوع من مادة بلاستيكية مطلية بسطح غشاء رقيق من الألمنيوم، وقد ظهرت مؤخراً عدة طبقات ويمكن رفع سعته حتى 20 ميغا بايت وله عدة أنواع (المعطيات ـ أفلام الفيديو ـ الصور الفوتوغرافية ـ التفاعلية)
5 • 2 • 2ـ قرص worm disk
وتتألف كلمة worm من الأحرف الأولى من كلمات Write once _ Read many، أي القراءة عدة مرات والكتابة مرة واحدة•
وهذا النوع هو الأنسب للأرشيف لأنه عندما تدخل صورة الوثيقة لا يمكن تغييرها وإعادة الكتابة فوقها، ويكون حجمها (14_5.35بوصة) لسعات تتراوح بين (400 ميغا بايت و 5000 ميغا بايت)•
5 • 2 • 3ـ القرص المغناطيسي الضوئي:
وهي أقراص قابلة للكتابة والقراءة لملايين المرات ويكون حجمها عادة 3.5 بوصة بسعة 128 ميغا بايت وبحجم 5.35 بوصة وسعة 500 ميغا بايت للوجه الواحد•
5 • 2 • 4ـ الأشرطة الضوئية:
وهي الوسط الأضخم سعة وتعتبر من التقانات الواعدة وتستطيع أن تخزن الصور بكل سهولة، إذ أن طولها يصل إلى 180 متراً، وسعتها تعادل 1 تيرابايت أو 1000.000 ميغا بايت وهذه السعة يمكنها تخزين نحو مليار صفحة نصية أو 40 مليون صورة وثيقة مؤلفة من صفحة واحدة، ويمكن استخدامها في أنظمة الأرشيف•
5 • 2 • 5ـ أبراج الأقراص الضوئية:
وهي نظم تحفظ فيها عدة أقراص ضوئية وإذا كانت سعة هذه الأقراص كبيرة فيمكن أن يصل حجم تخزين البرج إلى 100 ـ 200 تيرابايت أي ما يتسع لتخزين 4ـ 8 مليار صفحة على شكل صورة، ولكن سلبية هذه الأبراج أن زمن الانتقال من قرص إلى قرص، كبير نسبياً ويتراوح بين 8 ثوانٍ و30 ثانية•
6ـ التجهيزات:
تختلف تجهيزات نظام الأرشفة باختلاف حجم الوثائق والغرض المطلوب من نظام الأرشفة، ويمكن إيجاز مواصفات هذه التجهيزات فيما يلي:
6 • 1ـ نظام استثمار أرشيف محدود جاهز مبني حول حاسوب وحيد، يمكن أن يتألف من حاسوب شخصي مزود بقارئ CD-ROM مع مجموعة من الأقراص الليزرية التي تحتوي صور الأرشيف الجاهز، وتكون كلفة مثل هذا النظام عدة آلاف دولارات فقط•
6 • 2ـ نظام إدخال واسترجاع مزود بوسائل إدخال الوثائق النصية (الماسحات الضوئية) ووسائل استرجاعها (محطات عمل حاسوبية) وهذه الوسائل والمحيطيات مربوطة على شبكة محلية بحيث يتضمن النظام عدة محطات إدخال وعدة محطات استعراض•
6 • 2 • 1ـ محطات الإدخال:
تستخدم لإدخال الماسحات الضوئية، ويمكنها أن تعمل في الوقت نفسه كمحطات استرجاع•
6 • 2 • 2ـ ماسحات scaners ويمكن أن تكون ملونة أو غير ملونة وبأحجام مختلفة A4 و A3 أو أكبر•
6 • 2 • 3ـ طابعة ليزرية أبيض وأسود أو ملونة•
6 • 2 • 4ـ محطات استعراض: حواسيب شخصية تستخدم لاستعراض الوثائق المدخلة، ويمكنها أن تطبع المناسب منها•
6 • 2 • 5ـ مخدم لإدارة الوثائق تخزن فيه الوثائق ويتضمن نظاماً لإدارة الشبكة ونظاماً لإدارة الوثائق واسترجاعها•
6 • 2 • 6ـ برج أقراص ضوئية: يكون مرتبطاً مع مخدم إدارة الوثائق ويتضمن الأقراص الضوئية المحتوية على صور الوثائق•
وتبلغ كلفة مثل هذا النظام من بضعة آلاف الدولارات إلى أكثر من مليون دولار•
7ـ البرمجيات:
تستخدم الأرشفة الضوئية عدة برمجيات لتحقيق الغرض من نظام الأرشفة وهي:
7 • 1ـ برمجيات إدارة الشبكة والاتصالات•
7 • 2ـ برمجيات مسح الوثائق•
7 • 3ـ نظام استرجاع الوثائق•
7 • 4ـ برمجيات أتمتة العمل•
7 • 5ـ برمجيات تعرف الحرف ضوئياً OCRيمكن بواسطتها تحويل صورة الكلمات المدخلة عبر الماسح إلى رموز الحروف المشكلة لهذه الكلمات، أي أن الحاسوب يمكن أن يتعامل مع النص كما لو أنه مدخل بلوحة المفاتيح، وبالتالي يمكنه أن يبحث عن كلمة معينة ضمن صورة الوثيقة•
ويمكن للنظام أن يستخدم هذه البرمجيات كلها أو أن يستخدم بعضاً منها ويستبعد البعض الآخر، وفقاً لاحتياجات العمل•
8ـ استخدام الأرشفة الضوئية كنظام للعمل:
من أهم مراكز الوثائق الحفاظ على الوثائق في مراحلها النشطة والوسيطة والنهائية، وبالطبع المقصود هنا الوثائق الورقية، ولكن كثير من المؤسسات تستخدم اليوم نظماً رقمية متكاملة تتضمن الأرشفة الضوئية، فمثلاً تعمل المصارف بأنظمة رقمية حيث تتضمن إمكانية أرشفة الوثائق والصكوك والشيكات الورقية التي تدخل إلى النظام بعد مسحها بالماسحات الضوئية ويجري التحقق من التوقيع الموجود على الشيك عبر مقارنته مع توقيع الزبون المخزن في النظام، ثم يجري العمل باستخدام نظام تدفق العمل work flow الذي ينظم سير العمل من موظف إلى آخر، كما تستخدم مؤسسات أخرى رسمية مثل الوزارات هذه الأنظمة الرقمية، فنحن نعرف مثلاً أن وزارات هامة مثل وزارات الدفاع والخارجية في البلدان المتقدمة تستخدم الأنظمة الرقمية، ولا تطبع ورقياً إلا جزءاً من الوثائق المتداولة إلكترونياً، مما يجعل أصول الوثائق الرسمية متوفرة بأكملها بالشكل الرقمي، بينما لا تشكل الوثائق الورقية سوى جزءاً من مجموع الوثائق•
إن هذا الواقع الجديد يجعل من مهمة الأرشيف الوطني في كل بلد مهمة معقدة فهو مسؤول عن الوثائق الورقية القديمة، ولكنه مضطر للتعامل مع الوثائق في المرحلة النشطة والوسيطة إلكترونياً، غير أن الحفاظ على الوثائق بشكلها الإلكتروني ليس عملية سهلة فالوثائق لكي تظهر على الحاسب تستخدم أنظمة متعددة: نظام تشغيل الحاسب، نظام إدارة الشبكة، نظام معالجة الكلمات، وهذه الأنظمة متطورة باستمرار فإذا افترضنا أن إحدى الإدارات حفظت وثائقها على حاسب معين يعمل وفق نظام تشغيل محدد ثم أرادت استرجاعها بعد خمسين سنة فإنها ستواجه مشكلة إعادة إحياء البيئة الحاسوبية التي ولدت هذه الوثائق، فمع التبدل السريع لنظم التشغيل والمعالجة تصبح الوثيقة بحاجة إلى نقل من نظام إلى النظام الأحدث باستمرار للحفاظ عليها بشكل قابل للاسترجاع والتخزين في الوسائط الحديثة المتطورة باستمرار، تماماً كما كان يفعل النساخ في العصور القديمة للحفاظ على الكتب من عوامل الزمن•
ففي أرشيف المستقبل، إذا توانت إحدى المؤسسات عن نقل وثائقها غير المتداولة إلى النظم الأحدث فإنها ستجد نفسها بعد خمسين سنة أو أقل من ذلك، مضطرة للبحث عن حجر رشيد جديد لفك رموز هذه الوثائق المنسية، وبالتالي ستكون هذه المؤسسات مضطرة دائماً إلى تحديث مخزونها وذلك بما يشابه عمل النساخ في العصور القديمة• وإحدى المشكلات الهامة التي يواجهها الأرشيف الرقمي هو أن الوثيقة الورقية يمكن الاطلاع عليها ومشاهدتها دون أي وسيط، بينما نحتاج دائماً إلى جهاز للاطلاع على الوثيقة الإلكترونية، وقد حاولت الشركات المنتجة للتجهيزات المساهمة في حل هذه المشكلة من خلال اختراع جهاز مخصص للقراءة، وقد تم اختراع جهاز قراءة إلكتروني بحجم كتاب الجيب الصغير ويتراوح وزنه بين 280 غرام و 1 كيلو غرام ويستطيع تخزين بين 4000 إلى 100.000 صفحة حاوية صوراً عروضاً وهذا ما يعادل أربعين كتاب جيب وبعد تخزين الوثائق تتم القراءة باستخدام مفتاحين لقلب الصفحة إلى الأمام وإلى الخلف أو التأشير إلى أيقونات ظاهرة على الشاشة وذلك تبعاً لنوع الجهاز ويتراوح سعر هذه الكتب الإلكترونية بين 200 و 500 دولار، والمشكلة الأكبر هنا بعض معايير التنضيد لا يمكن تحويلها إلى غيرها دون فقدان بعض المعلومات، على الأقل التنسيق الأصلي وشكل الهوامش في الوثيقة، ولذلك يسعى المختصون اليوم إلى توحيد معايير التنضيد بين الأنظمة المختلفة للتغلب على هذه المشكلة، كما تشير بعض الدراسات إلى أن عمر الوثيقة الرقمية لا يتجاوز 30 عاماً وفي الحقيقة لا يوجد ما يؤكد مثل هذه التوقعات وعلى العكس يمكن للأقراص أن تعمر أكثر من ذلك بكثير•
ولعل العمل في أرشيف المستقبل إلكترونياً سيسهل عمل مراكز الوثائق التي ستستطيع بسهولة أن تتابع الوثائق الرسمية في جميع مراحلها، طالما أنها على اتصال مستمر بجميع المؤسسات المعنية بها•
9ـ أرشيف الإنترنيت:
تتجه كثير من المؤسسات في عصرنا إلى التوسع في استخدام الإنترنيت ونشر معلوماتها الأساسية عليها، غير أن بعض المؤسسات بدأت أيضاً باستخدام الإنترنيت كوسيط للتخاطب مع الموظفين ومع فروع المؤسسة ومع الزبائن والمصارف والشركاء والموزعين والمزودين والمعلنين، مما يجعل معظم نشاط المؤسسة الفعلي موجوداً بالفعل على الإنترنيت، وقد ساعدت البرمجيات المكتبية الحديثة على تحويل عمل الموظف في المكتب إلى جزء من مخزون الإنترنيت، ولا يقتصر ذلك على الشركات الخاصة، فطريقة العمل هذه بدأت تدخل المؤسسات الرسمية من أوسع الأبواب، ولا يستثني من ذلك بعض أهم الوزارات وأكثرها خوفاً على أسرارها مثل وزارة الدفاع الأمريكية•
ولقد انتقلت حملة الانتخابات الرئاسية الأمريكية لأول مرة من الصحافة إلى التلفزيون عام 1960، وشهدت انتخابات عام 1996 استثماراً جيداً لشبكة الإنترنيت، إلا أن عام 2004 سيشهد نقلاً حياً بالصوت والصورة لحملة الانتخابات الرئاسية الأمريكية، ولقد ضاعت بعض أجزاء هامة من حملة عام 1996 على الإنترنيت دون أن يسجلها أحد•
واليوم نشاهد أول محاولة جادة لإنشاء أرشيف للإنترنيت من خلال عمل مجموعة صغيرة من المختصين في جامعة كاليفورنيا، حيث عملوا مع بداية عام 1998 على تتبع الوثائق الموجودة على الإنترنيت وأنشأوا نسخ عنها على حاسب جامعة كاليفورنيا، واستطاعوا تجميع أكثر من 2 تيرا بايت (2 تريليون حرف) من الملفات النصية أو الصوتية أو من الصور المنشورة على الإنترنيت، وللمقارنة فإن مكتبة الكونغرس لا تحتوي أكثر من 20 تريليون حرف•
وإن استخدام الإنترنيت في البلدان العربية سيشهد تطورات مماثلة في بعض المؤسسات العربية إن لم يكن خلال خمس سنوات أو عشر سنوات، إلا أن هذا التوجه مهما كان بعيداً فإنه سيصل في النهاية، وعلى دور الأرشيف العربية أن تحضِّر من الآن لمواجهة احتمالات المستقبل، وعليها أن تبني أبحاثاً جديدة تحدد فيها معايير الأرشيف في الألفية الثالثة ،ومعايير السرية وطرق إتاحة الوثيقة وحقوق استرجاعها، وإذا لم نفعل ذلك من الآن نكون كمن يجلس مفكراً فوق سكة الحديد مطمئناً إلى أن القطار ما يزال بعيداً•




- غياب مدارس مختصة مثل الدول الغربية التي تدرس المهنة في مدارس مختصة،
- غياب جمعيات مهنية واتحادات على شاكلة الاتحاد العربي للمكتبات والمعلومات يتطرق إلى مشاكل المهنة، وان وجدت مثل الفرع العربي الإقليمي للمجلس الدولي للأرشيف فإنها لم تستطع معالجة المشاكل والنهوض بالقطاع في ظل غياب إرادة سياسية في الدول العربية للنهوض بالقطاع رغم جهودها الكبيرة التي تذكر فتشكر،

هذه بعض المشاكل التي يعاني منها القطاع في الدول العربية، لكن كيف السبيل إلى تثمينه والنهوض به عربيا؟

4. النهوض بالقطاع وفوائد ذلك؟
إن نجاح قطاع ما، رهين بالإرادة السياسية التي تقف خلفه، فالإرادة السياسية هي الكفيلة بالنهوض بالقطاع ودفعه وحل المشاكل التي يعاني منها، وإن أقترح على الفرع العربي للمجلس الدولي للأرشيف "أربيكا" على ضبط برنامج على مستوى عربي والعمل على مخاطبة الساسة في الدول العربية لتحفيزهم على مزيد النهوض بالقطاع،
العمل على خلق جمعيات واتحادات على شاكلة الجمعيات والاتحادات في قطاع المكتبات لتبادل الخبرات ورسم برامج للنهوض بالقطاع والاستفادة من التجارب الموجودة في بعض الدول العربية،
العمل على مزيد الاهتمام بمجال الأرشيف في المقررات الدراسية بمدارس مهن المعلومات في الدول العربية من خلال الأدوات والساعات والبرامج المخصصة،
مزيد تحسيس المؤسسات الحكومية والخاصة بقيمة الأرشيف في المؤسسة ودوره في دعم وتسريع اتخاذ القرار،

فالاهتمام بالأرشيف يعود بالنفع والفائدة على المؤسسة والتي من أهمها،
- خلق جو من الراحة للموظفين بدل الاكتظاظ والحاويات المكدسة في مكاتب العمل،
- تأهيل الإدارة وتطويرها،
- تسريع الوصول إلى الملفات وبالتالي تسريع أنشطة المؤسسة وأخذ القرار،
- تحسين العلاقة بين المواطن والمؤسسات خاصة الحكومية وتعميق الثقة بينهما،
- ضمان سرية الملفات وتجنب ضياعها،
- الحفاظ على ذاكرة المؤسسة والدولة،
- تكوين رصيد من الأرشيف التاريخي يمثل مصدرا للبحوث التاريخية والعلمية وبالتالي يكون رديف لدور المكتبات ويدفع عجلة البحث العلمي في الأقطار العربية،
- الخ

إن الأرشيف هو نتاج لنشاط المؤسسة، والمؤسسة تتعامل يوميا بالوثائق والملفات في علاقتها بالمواطن والمؤسسات الأخرى، والوثيقة هي الضامن الوحيد لحقوق المؤسسة والمواطن، لذلك يرجع الاهتمام به على المؤسسة بالفائدة ويساهم في تأهيلها وتطويرها. ويكون هذا التطوير من خلال البرامج والسياسات التي يكون للدولة دور كبير في تحديدها وتحيينها من خلال القوانين والتشريعات التي تصبح المؤسسات الحكومية خاضعة لها ومجبرة على تنفيذها.
كما لا ننسى دور الجمعيات والاتحادات والملتقيات في مزيد التعريف بالقطاع وتثمينه.
(( منقـــــــــــــــــــــول )).............